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La mise en place d’un système d’information ressources humaines (SIRH)

Comment mettre en place un outil d’aide à la décision et de partage d’information RH ?

Longtemps utilisés par les grandes entreprises, les systèmes d’information ressources humaines (SIRH) sont de plus en plus adoptés par les PME et les ETI.

Avec le développement de nouvelles organisations managériales, plus transversales et les progrès technologiques qui ont conduit à la digitalisation, ces SIRH présentent de nombreux avantages pour les entreprises.

Cet outil numérique couvre différentes fonctions au sein des RH comme le recrutement, la paie, la gestion des absences, la gestion administrative des salariés, les plannings, les demandes de formations, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), etc.

Son premier avantage, et pas des moindres, est qu’il permet au salarié d’avoir accès aux informations qui le concernent. Ce partage d’informations en toute transparence est un des piliers de la confiance, indispensable au maintien du bien-être au travail dans un climat social apaisé.

Second avantage : cet outil responsabilise l’ensemble des salariés. La centralisation des données RH renforce l’esprit de travail collaboratif. Les ressources humaines deviennent l’affaire de tous.

Enfin, troisième avantage, économique : en permettant au salarié d’accéder à ses documents administratifs (contrat, feuilles de paie, solde de congés et de RTT…) de façon autonome, le SIRH simplifie les tâches administratives de la fonction RH. De quoi permettre aux membres de ce service de se consacrer davantage à des missions à plus forte valeur ajoutée.

Un SIRH est composé de différents modules RH. Voici les principaux :

  • Gestion des temps et de l’activité (GTA) avec mise en place de badgeuses, par exemple, pour comptabiliser le temps de travail, gérer les absences, s’assurer du respect des règles légales et conventionnelles en la matière et faciliter la saisie des éléments impactant la paie.
  • Gestion de la paie et des déclarations sociales pour le calcul et la digitalisation des bulletins de paie et la gestion de l’ensemble des déclarations sociales associées à la paie.
  • Gestion de la formation pour faciliter la construction du Plan de Formation et assurer la gestion des formations mises en place.
  • Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences pour permettre le recueil des souhaits d’évolution des salariés et faciliter leurs prises en compte dans la stratégie de développement de l’entreprise.
  • Portail RH à destination des salariés pour qu’ils puissent générer eux-mêmes leurs demandes d’absences et qu’ils aient accès en temps réel à un coffre fort électronique pour leurs bulletins de paie, à l’information sur les compteurs CP, RTT, CET, mais également au suivi par exemple de leurs demandes de formation.

L’efficacité d’un SIRH repose sur l’existence d’une base de données unique, alimentée par chacun des modules associés.

Lors de son lancement sur un SIRH, l’entreprise peut parfaitement choisir uniquement les modules dont elle a besoin. Quitte à compléter ce système de modules nouveaux dans le temps.

Notre accompagnement se compose de 5 étapes successives qui peuvent être envisagées de manière globale ou prises individuellement :

  • Analyse des besoins de l’entreprise en matière de SIRH, sur la base d’interviews des différents acteurs au sein de l’entreprise,
  • Rédaction d’un cahier des charges précis et fonctionnel, pour décrire les besoins de l’entreprise,
  • Lancement d’une procédure d’appels d’offres, auprès d’acteurs identifiés de ce marché,
  • Choix de la solution, sur la base de la meilleure adéquation entre les offres et les besoins,
  • Mise en œuvre de la solution dans l’entreprise (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage).
  • Une expérience de ce type de mission acquise au sein d’un grand cabinet d’audit et de conseil : PwC
  • Une méthodologie éprouvée pour l’analyse des besoins et la rédaction de cahier des charges,
  • Une bonne connaissance du marché des solutions SIRH pour la procédure d’appel d’offres et l’aide au choix de la solution,
  • Une expertise de l’accompagnement pour le déploiement de la solution (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage) et la gestion du changement.

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Contactez Serge Aygalenq au 06 62 89 91 27 ou par email via le formulaire ci-joint.

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